Dire fare spazio: riordinare lo spazio di lavoro con Barbara Agnoli

Recentemente ho partecipato ad un workshop per Urban Finder di Barbara Agnoli, psicoterapeuta e coach di direfarespazio.it, in cui parlava dell’importanza di avere uno spazio di lavoro curato e ordinato per lavorare meglio e in modo produttivo. Il workshop era dedicato agli spazi di lavoro e allo spazio mentale che possono facilitare o rendere faticoso il quotidiano. Molti di noi infatti hanno la necessità o scelgono di lavorare in casa ma le stesse indicazioni valgono per chi ha una scrivania in un ufficio dedicato oppure in condivisione in un coworking.

Durante il workshop siamo andati ad analizzare l’importanza di dare dei confini chiari e dedicati alla nostra zona lavorativa. In una famiglia con bimbi inoltre lo stesso discorso vale per la zona studio dei figli tanto quanto per la zona di lavoro degli adulti. Avere dei confini riconoscibili facilita la possibilità di mantenere lo spazio in ordine.

Guardando la mia scrivania ho ben pensato di rivolgere a Barbara qualche domanda, così magari imparo a tenerla sempre ordinata!

SOS qui c’è una scrivania da riordinare!

Ciao Barbara, questa è la mia scrivania e sento di avere difficoltà nel gestire la quantità di carta che mi porto a casa quotidianamente: pubblicità, bollette, materiale informativo, cartoline, biglietti da visita, brochure, scontrini e via discorrendo. Cosa posso fare per evitare di avere pile che diventano sempre più alte e ingombranti?

“Hai ragione Alessandro. Al giorno d’oggi siamo letteralmente bombardati da informazioni che ci vengono da diverse fonti. La cosa fondamentale da fare è strutturare un metodo di archiviazione che sia chiaro e semplice. Potresti iniziare suddividendo tutto ciò che dovrai tenere per alcuni anni come ad esempio le bollette (se già non ti arrivano in formato elettronico), le eventuali rate di mutui e affitti separandoli nettamente da tutta quella che è la parte dedicata alla tua salute e al lavoro. Quindi già potresti iniziare a fare, se già non li hai, tre faldoni dedicati a casa, lavoro e salute. Scrivi sempre cosa contiene ogni faldone, in modo che anche una persona che non sei tu possa accedervi senza difficoltà. Una volta che avrai archiviato tutto ciò che devi conservare, il passo successivo sarà quello di selezionare all’ingresso tutto quello che entra in casa.”

Vuoi dire che appena entro in casa mi devo dedicare alla “scrematura”?

“Sì e le strade che ti propongo sono due: una è quella di individuare un luogo ben definito dove temporaneamente finirà tutta la carta che entra in casa. Ti potresti dare un appuntamento settimanale per prenderla tutta in mano, archiviare quel che va archiviato, pagare ciò che va pagato e buttare ciò che non serve tenere. Un’altra modalità a me più affine è quella, ogni volta che rientro in casa, di selezionare subito svuotando la borsa: segno le spese degli scontrini e li butto, cestino il materiale pubblicitario che so non guarderò, pago rapidamente le bollette e le archivio. Insomma partendo da una buona strutturazione del proprio archivio sono convinta si possa alleggerire il nostro vivere quotidiano.”

Grazie, già applicando questo metodo mi si potrebbe liberare uno spazio notevole sulla scrivania. E cosa ne pensi di quelli che non hanno una scrivania dedicata in casa ma che si appoggiano per esempio al tavolo della cucina?

“Capita anche a me, in alcuni momenti della mia vita, di non avere una scrivania dedicata al lavoro in casa ma di dover apparecchiare il tavolo da pranzo con computer e appunti di lavoro. Per certi versi penso che sia più facile avere ordine in queste situazioni perché ogni sera mi ritrovo a sparecchiare, archiviare e selezionare quel che mi servirà il giorno seguente. Ho trovato un simpatico cestino in cui dispongo il materiale su cui sto lavorando al momento e che ripongo a fine giornata al suo posto. Anche chi ha una scrivania dedicata ha molta più facilità di iniziare a lavorare al mattino se la sera prima ha riordinato quel che aveva utilizzato senza lasciarlo vagare per la casa. Questo permette di iniziare a lavorare senza distrazioni date dal disordine e da compiti non terminati.”

Per chi non ha una scrivania dedicata al lavoro in casa ecco una valida soluzione per tenere tutto in ordine.

Sempre parlando di distrazioni mi accorgo che quando lavoro in casa le distrazioni ci sono e sono tante. Ad esempio la lavatrice da fare, la lavastoviglie da svuotare, i gatti da sfamare eccetera.

“È vero! Lavorare in casa aumenta a mio parere la facilità di perdere l’attenzione su ciò che stiamo facendo. Una strategia è darci dei tempi definiti: prima di iniziare a lavorare possiamo decidere di svolgere due, tre piccoli lavoretti domestici come rifare il letto, svuotare la lavastoviglie e spazzare il pavimento. Tutto il resto lo terremo in pausa per altri momenti o se vogliamo per le pause durante la giornata. Evitiamo con tutte le forze di fare multitasking (tenere aperte più attività contemporaneamente) perché vari studi hanno dimostrato che diminuiscono la concentrazione e quindi la nostra produttività cala, col risultato di perdere molto tempo e trovarci a fine giornata con metà attività fatte.”

Quindi cosa suggerisci di fare?

“Queste stesse ricerche hanno evidenziato che concentrarsi su un compito per volta ci aiuta nel non stancarci velocemente e quindi terminare rapidamente quello che stiamo facendo. Se nel momento in cui siamo concentrati su un lavoro arrivano, come è normale che sia, nuove idee o anche banalmente la lista della spesa da fare, è utile tenere un blocco note per appuntare quel che arriva e lasciare così la mente libera di tornare al lavoro. Scrivendo permetto alla mia mente di poter lasciare andare quel pensiero che ritroverò scritto sul foglio.”

Grazie Barbara. E se qualcuno che ci legge in questo momento si sentisse in difficoltà ad organizzare la sua zona di lavoro in casa, cosa potrebbe fare?

“Se si trova a Milano, giovedì 23 maggio, dalle 19 alle 21 terrò un nuovo workshop proprio su questi argomenti presso la libreria Les Mots. Altrimenti mi può contattare per avere una consulenza personalizzata a casa sua.”

Solo a Milano?

“No, no, mi piace viaggiare e mi sposto volentieri per i miei clienti!”

I risultati: ecco la mia scrivania dopo aver parlato con Barbara di Dire fare spazio

E’ bastata questa breve chiacchierata per farmi scattare la molla del riordino. Perché prendersi cura del proprio spazio di lavoro vuol dire lavorare meglio e in serenità, senza troppe distrazioni e aumentando così la produttività. Ora che è tutto in ordine mi sento felice e già penso di “attaccare” la cucina, altra stanza della casa che richiederebbe i validi insegnamenti di Barbara.

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